Conditions générales d’utilisation et de vente

Les présentes conditions régissent l’utilisation du logiciel en ligne Voxbat (« le Service »), édité et exploité par Gilbert Bourcoud, Voxbat, Entreprise individuelle, Route de Cottens 21, 1143 Apples (« Voxbat »), et souscrit par une entreprise (« le Client »). Le Service s’adresse exclusivement aux professionnels.

Voxbat permet notamment de gérer clients, chantiers, devis, factures avec QR-facture, photos, messages, pointage des employés et espace client, avec l’aide d’un assistant d’intelligence artificielle.

Le contrat est conclu à la création du compte. Chaque nouvelle entreprise bénéficie d’un essai gratuit de 14 jours, sans carte bancaire et sans engagement. À la fin de l’essai, le Service passe en lecture seule tant qu’aucun pack n’est choisi ; aucune donnée n’est supprimée.

Le Client garantit l’exactitude des informations fournies et la confidentialité de ses accès. Il est responsable des personnes qu’il invite et des actions effectuées avec leurs accès. Seul le titulaire du compte (« patron ») peut souscrire, modifier ou résilier l’abonnement.

Les packs, leur contenu et leurs prix sont indiqués sur voxbat.ch et dans l’application. Les prix sont des prix finaux mensuels en francs suisses. L’abonnement est payable d’avance chaque mois, par carte ou portefeuille électronique, via le prestataire de paiement Stripe ; il se renouvelle automatiquement chaque mois jusqu’à résiliation. Voxbat n’a jamais accès aux numéros de carte.

Le pack Atelier comprend trois accès bureau (personnes connectées à l’espace de gestion). Les employés au pointage et les clients de l’espace client sont gratuits et illimités dans tous les packs, sous réserve d’un usage raisonnable.

Un changement de pack prend effet immédiatement pour un pack supérieur, au prorata de la période en cours ; pour un pack inférieur, à la fin de la période payée. Toute hausse de prix est annoncée au moins 30 jours à l’avance et s’applique à la période suivante ; le Client peut résilier avant son entrée en vigueur.

Chaque pack comprend un nombre de crédits IA par mois. Une demande consomme des crédits selon le travail réellement effectué par l’assistant. Les crédits non utilisés ne sont pas reportés. Une fois les crédits du mois utilisés, l’assistant est suspendu jusqu’au mois suivant ; le reste du Service reste disponible.

L’assistant prépare des propositions et des brouillons ; il n’envoie jamais rien seul. Le Client vérifie leur contenu (montants, quantités, TVA, coordonnées) avant tout envoi et en reste seul responsable. Pour fournir l’assistant, les données nécessaires à la demande sont transmises au fournisseur du modèle d’IA (voir l’annexe et la politique de confidentialité).

Si un paiement échoue, le Client en est informé dans l’application et par Stripe, et dispose de 14 jours pour mettre à jour son moyen de paiement. Sans régularisation, le Service passe en lecture seule : les données restent consultables, mais aucune création, modification ni aucun envoi n’est possible jusqu’au paiement. L’espace client et le pointage des employés restent accessibles.

L’abonnement est conclu pour une durée indéterminée. Le Client peut le résilier à tout moment depuis la page Abonnement de l’application, avec effet à la fin de la période déjà payée ; les mois entamés ne sont pas remboursés. Voxbat peut résilier avec un préavis de 30 jours, ou sans préavis en cas de violation grave des présentes conditions.

Après la fin du contrat, le Client dispose de 30 jours pour demander l’export de ses données à contact@voxbat.ch. Elles sont ensuite supprimées, sous réserve des obligations légales de conservation.

Le Client utilise le Service conformément au droit applicable, notamment au droit de la protection des données et au droit du travail. Il n’y enregistre que des données qu’il est en droit de traiter. Lorsqu’il active le pointage de ses employés, il est seul responsable de les informer et d’obtenir leur consentement au sens de la loi sur le travail et de l’OLT 3 ; Voxbat fournit l’outil et un texte d’information type. La position n’est enregistrée qu’au moment du pointage, jamais en continu.

Voxbat est un outil de gestion. Il n’est pas partie aux contrats conclus entre le Client et ses propres clients, employés, sous-traitants ou fournisseurs, et ne vérifie pas le contenu des devis, factures et documents établis par le Client. Les QR-factures sont générées selon la norme suisse à partir des données saisies par le Client.

Les développements spécifiques font l’objet d’une offre séparée. Sauf accord contraire, ils restent la propriété de Voxbat, qui peut les proposer à d’autres clients sans jamais divulguer les données du Client.

Voxbat s’efforce d’assurer un Service disponible en continu et le fait évoluer régulièrement. Des interruptions peuvent survenir pour maintenance ou en raison de ses prestataires ; Voxbat ne garantit pas une disponibilité sans interruption. Le support est assuré par e-mail à contact@voxbat.ch.

Dans les limites permises par la loi, la responsabilité de Voxbat est exclue pour la négligence légère et pour les dommages indirects (perte de gain, de données ou de clientèle). Elle est plafonnée aux montants payés par le Client durant les douze mois précédant le dommage. La responsabilité pour dol et faute grave demeure réservée. Le Client reste responsable de la conservation de ses documents comptables selon ses obligations légales.

Le Client reste propriétaire de ses données. Elles sont hébergées dans l’Union européenne (Francfort) et isolées de celles des autres clients. Pour les données personnelles que le Client enregistre (ses clients, employés, contacts), Voxbat agit comme sous-traitant selon l’annexe ci-dessous. Pour le reste, voir la politique de confidentialité.

Voxbat peut modifier les présentes conditions. Le Client en est informé au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur et peut résilier s’il ne les accepte pas. La version en vigueur est publiée sur cette page.

Le droit suisse est applicable. Le for est au siège de Voxbat (Apples, canton de Vaud), sous réserve des fors impératifs.

Objet. Voxbat traite les données personnelles enregistrées par le Client (clients finaux, employés, contacts, documents, photos, pointages) uniquement pour fournir le Service et selon les instructions du Client, qui reste responsable du traitement.

Sécurité. Voxbat met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées : chiffrement des échanges, isolation des données par entreprise vérifiée par des tests automatisés, fichiers privés accessibles par liens temporaires, accès restreints selon les rôles, journal des actions sensibles.

Sous-traitants. Le Client autorise Voxbat à recourir aux prestataires listés dans la politique de confidentialité. Voxbat les choisit avec soin et informe le Client de tout changement important.

Confidentialité. Seules les personnes qui en ont besoin pour le Service accèdent aux données, et sont tenues à la confidentialité. Voxbat n’utilise pas les données du Client à d’autres fins et ne les vend jamais.

Assistance et violations. Voxbat aide le Client à répondre aux demandes des personnes concernées (accès, rectification, suppression) et l’informe sans délai de toute violation de la sécurité des données dont il a connaissance.

Fin du contrat. À la fin du contrat, Voxbat restitue les données sur demande puis les supprime, sous réserve des obligations légales de conservation.